Datenschutzerklärung
Stand: 14. September 2026
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch dieser Website, bei einer Anfrage und bei einer Terminbuchung verarbeiten, wozu wir das tun, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
EHB Verwaltung UG (haftungsbeschränkt)
Pleugerstraße 26
44229 Dortmund
E-Mail: kontakt@ehb-verwaltung.de
Vertreten durch die Geschäftsführung: Laura Hadyk, Lutz Lucas Bayer, Mohamed Elhag Sir Elkhatim Ali Elhag. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG für uns nicht zu benennen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.
2. Besuch der Website (Hosting)
Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet Vercel automatisch die Daten, die Ihr Browser übermittelt:
- IP-Adresse des aufrufenden Geräts
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
- Browsertyp und Betriebssystem
- zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit vom Browser übermittelt
Zweck ist die Auslieferung der Website, die Sicherheit und Stabilität des Systems und die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zugriffsdaten werden von Vercel nur kurzzeitig in Server-Protokollen vorgehalten und von uns nicht ausgewertet oder mit anderen Daten zusammengeführt.
Vercel ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO). Da Vercel seinen Sitz in den USA hat, können Daten in die USA übermittelt werden. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt (Art. 45 DSGVO). Ergänzend sind mit Vercel die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen: vercel.com/legal/privacy-policy.
Keine Cookies, keine Analyse, keine externen Inhalte
Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Die verwendeten Schriftarten und Bilder sind lokal auf unserem Webspace eingebunden. Beim Aufruf der Seite werden keine Daten an Schriftenanbieter oder andere Dritte übertragen. Ein Cookie-Hinweis ist daher nicht erforderlich.
Die Website enthält Links zu unserem Anfrageformular (Microsoft Forms) und unserer Terminbuchung (Microsoft Bookings). Diese Dienste werden erst geladen, wenn Sie den jeweiligen Link anklicken. Beim bloßen Besuch dieser Website werden keine Daten an Microsoft übermittelt.
3. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (zum Beispiel Name, Kontaktdaten, Objektadresse, Inhalt Ihrer Nachricht) zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag mit uns zielt (zum Beispiel ein Angebot für die Verwaltung Ihres Objekts). In allen anderen Fällen ist es unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Unsere E-Mail-Postfächer und Kalender betreiben wir mit Microsoft 365 (siehe Abschnitt 7).
Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir spätestens sechs Monate nach der letzten Kommunikation. Geschäftliche Korrespondenz, die handels- oder steuerrechtlich aufzubewahren ist, speichern wir für die gesetzlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO).
4. Anfrageformular (Microsoft Forms)
Über den Link „Anfrage online stellen" beziehungsweise „Angebot anfordern" gelangen Sie zu unserem Anfrageformular. Es wird mit Microsoft Forms bereitgestellt, einem Dienst von Microsoft 365 (siehe Abschnitt 7).
Welche Daten wir abfragen
- Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer
- Objektdaten: Adresse, Anzahl der Einheiten und Stellplätze, gewünschter Verwaltungsbeginn, Vertragsart (WEG- oder Mietverwaltung), bei Mietverwaltung Angaben zur Wohnung und zur Miete
- Angaben zur Ausgangslage: bestehende Verwaltung und Kündigungsstand, offene Verfahren, Zahlungsrückstände, Großschäden oder Sanierungsstau
- bei WEG-Verwaltung optional: Name und E-Mail-Adresse des Verwaltungsbeirats, nächster Versammlungstermin, Wirtschaftsjahr
- optional: wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir kein Angebot erstellen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen.
Was mit Ihrer Anfrage passiert
Nach dem Absenden wird Ihre Anfrage automatisch in unserer internen Anfragenliste erfasst, ein Vorgangsordner für Ihr Objekt angelegt und unser Team per E-Mail benachrichtigt. Ihre Daten werden ausschließlich in unserem Microsoft-365-Konto gespeichert. Auf Basis Ihrer Angaben erstellen wir ein Angebot, das wir Ihnen per E-Mail zusenden. Bei Bedarf melden wir uns vorab telefonisch für Rückfragen.
Zweck ist die Prüfung Ihrer Anfrage und die Erstellung eines Angebots für die Verwaltung Ihres Objekts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Angaben zur Ausgangslage des Objekts verarbeiten wir zusätzlich auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, den Aufwand und die Risiken eines Verwaltungsmandats vor Vertragsschluss einschätzen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Microsoft Forms erfasst bei diesem Formular keine Daten Ihres Microsoft-Kontos. Sie benötigen kein Microsoft-Konto, um es auszufüllen.
Speicherdauer: Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage einschließlich Vorgangsordner und Benachrichtigungen spätestens sechs Monate nach unserer letzten Kommunikation. Kommt ein Vertrag zustande, werden die Anfrage und das Angebot Teil der Vertragsakte und für die Dauer des Vertrags sowie die anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren gespeichert.
Bitte keine Daten Dritter angeben. Beschreiben Sie Rückstände, Verfahren oder Schäden bitte ohne Namen oder andere Angaben zu einzelnen Eigentümern, Mietern oder sonstigen Personen. Solche Angaben sind für das Angebot nicht erforderlich. Nennen Sie uns den Verwaltungsbeirat nur, wenn die betreffende Person damit einverstanden ist.
5. Terminbuchung (Microsoft Bookings)
Über den Link „Erstgespräch vereinbaren" können Sie ein kostenloses Telefonat mit uns buchen. Die Buchungsseite wird mit Microsoft Bookings bereitgestellt, einem Dienst von Microsoft 365 (siehe Abschnitt 7).
Bei der Buchung erfassen wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und optionale Anmerkungen (zum Beispiel Objektadresse und Anzahl der Einheiten). Der Termin wird im Kalender der zuständigen Mitarbeiterin eingetragen. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail mit der Möglichkeit, den Termin zu verschieben oder abzusagen, sowie gegebenenfalls eine Erinnerung vor dem Termin.
Zweck ist die Vereinbarung und Durchführung des Erstgesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage). Die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ist für die Buchung erforderlich, da wir Sie sonst nicht anrufen und den Termin nicht bestätigen können.
Speicherdauer: Buchungsdaten löschen wir spätestens sechs Monate nach dem Termin, sofern daraus keine weitere Anfrage oder kein Vertrag entsteht. In diesem Fall gelten die Fristen aus Abschnitt 4.
6. Daten Dritter, die uns von Anfragenden mitgeteilt werden
In Anfragen und Gesprächen können uns Daten anderer Personen mitgeteilt werden, zum Beispiel der Name und die E-Mail-Adresse eines Verwaltungsbeirats oder Angaben zur bisherigen Verwaltung. Wir verarbeiten diese Daten nur, soweit es für die Prüfung der Anfrage und die Erstellung des Angebots erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO), und löschen sie nach denselben Fristen wie die Anfrage selbst.
Wenn Sie als Verwaltungsbeirat oder in anderer Funktion von einer anfragenden Person benannt wurden, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme über die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 14 DSGVO). Sie haben dieselben Rechte wie in Abschnitt 9 beschrieben.
7. Microsoft 365 als Auftragsverarbeiter
Für E-Mail, Kalender, Dateiablage, das Anfrageformular, die Terminbuchung und die interne Weiterverarbeitung von Anfragen nutzen wir Microsoft 365. Vertragspartner ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.
Unsere Daten werden in Rechenzentren von Microsoft innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Microsoft kann in Einzelfällen, etwa für Support oder Sicherheitsmaßnahmen, Daten in die USA oder andere Drittländer übermitteln. Hierfür sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Microsoft Corporation ist darüber hinaus unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: privacy.microsoft.com.
8. Empfänger Ihrer Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage befasst sind. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur an folgende Empfänger weiter:
| Empfänger | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vercel Inc., USA | Hosting der Website | Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO, Übermittlung nach Art. 45 und 46 DSGVO |
| Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland | E-Mail, Kalender, Dateiablage, Formular, Terminbuchung | Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO, Übermittlung nach Art. 45 und 46 DSGVO |
| Behörden, Gerichte, Berater (Steuerberatung, Rechtsberatung) | nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Wahrung unserer Rechte | Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO |
Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.
9. Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an kontakt@ehb-verwaltung.de.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und führen kein Profiling durch (Art. 22 DSGVO). Die automatische Erfassung Ihrer Anfrage in unserer Anfragenliste dient allein der Organisation. Jedes Angebot wird von einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben.
11. Datensicherheit
Diese Website wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS ausgeliefert. Der Zugriff auf unsere Microsoft-365-Konten ist durch Mehrfaktor-Authentifizierung geschützt. Zugriff auf Anfragen haben nur die damit befassten Mitarbeiter.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Das Datum der letzten Änderung finden Sie oben unter „Stand".